FinAcc verzija 5.3.2 donosi osnovnu razinu automatizacije uvoza i obrade eRačuna.

U ranijim verzijama FinAcc-a već su obrađeni prethodni elementi Fiskalizacije 2.0, i to kroz sljedeća područja:

• Klasifikacija kupaca (verzija 5.3.0) – opisano na ovoj poveznici

• Rad s KPD šiframa (verzija 5.3.0) – opisano na ovoj poveznici

• Izdavanje eRačuna (verzija 5.3.1) – opisano na ovoj poveznici

Učitavanje eRačuna

U glavnom FinAcc izborniku Ulazni računi u verziji 5.3.2 dostupna je nova forma F2 – Ulazni eRačuni. Ona sadrži sve preuzete ulazne eRačune i zamišljena je kao centralni preglednik u kojem, kroz različite statuse, pratite cijeli proces obrade računa – od zaprimanja do zaključivanja i knjiženja.

Ulaskom u formu potrebno je pokrenuti akciju API prijenos, čime program preuzima sve novodostupne ulazne račune iz pretinca vaše tvrtke. Nakon toga u tablici su vidljivi osnovni podaci o preuzetim računima: broj računa, dobavljač, ukupan iznos, datum i vrijeme zaprimanja te datum izvršenja ili isporuke.

Taj datum ujedno predstavlja tzv. porezni datum prema kojem se računi filtriraju po mjesecima u zaglavlju tablice i prema kojem se račun smješta u odgovarajuće porezno razdoblje. Primjerice, računi zaprimljeni početkom mjeseca često se odnose na porezno razdoblje prethodnog mjeseca.

⚠️ Ako se nakon učitavanja u pregledu neobrađenih računa neki račun prikaže na crvenoj podlozi, nema razloga za brigu. To samo znači da program nije uspio pročitati sve podatke iz XML datoteke koju je poslao dobavljač.

Postoji velik broj različitih načina popunjavanja XML strukture eRačuna, a u praksi se stalno pojavljuju nove varijante. Zbog toga se povremeno može dogoditi da sustav ne prepozna sve potrebne podatke.

Takav „crveni“ ulazni račun najčešće:

• nema očitan datum izvršenja (kolona datum)
• nema očitan ukupam iznos u tabličnom prikazu

U tom slučaju, molimo vas da primjer takvog računa pošaljete na naš helpdesk. Naš razvojni tim će analizirati zaprimljenu XML strukturu i prilagoditi sustav kako bi se ta varijanta ubuduće ispravno čitala i obrađivala.

Pregled eRačuna

Ako imate aktiviranu eArhivu u FinAcc-u, uz podatke o računu u vašu baze se preuzimaju i svi prilozi te originalni XML eRačuna.

Ispis priloga možete pokrenuti s donje alatne trake. Na početku ispisa dostupni su svi prilozi eRačuna, što vam omogućuje pregled izgleda računa u PDF formatu dobavljača, ako ga je dobavljač priložio prilikom slanja.

Ovakav prikaz računa bit će vam dostupan i u kasnijim fazama obrade ulaznog računa – primjerice prilikom knjiženja, izrade skladišne kalkulacije ili kasnijeg pregleda knjiženja glavne knjige.

Obrada eRačuna

Klikom na Obradi prikazuju se dostupne akcije za obradu zaprimljenog eRačuna. Svaka akcija ima svoju šifru, koja ujedno predstavlja i tipkovničku kraticu:

• F6 – osnovna akcija kojom formirate ulazni račun u FinAcc modulu za knjiženje ulaznih računa
• F2 – označavanje da je račun poslan u proces likvidacije (npr. u skladište radi izrade skladišne kalkulacije)
• F3 – označavanje da je ulazni račun završio proces likvidacije, ako vam je taj status potreban
• F4 – ako se eRačun nalazi u nekom statusu obrade, s ovom akcijom možete ga vratiti u početni neobrađeni status
• F8 – odbijanje eRačuna koje se šalje na eIzvještavanje
• F9 – uklanjanje ulaznih računa iz obrade, bez slanja odbijanja u eIzvještavanje

⚠️ Važno: Sve navedene akcije možete izvršavati i skupno, nad više odabranih eRačuna, korištenjem standardnih metoda višestrukog odabira u tablici:

• odaberite prvi zapis, držite tipku SHIFT i kliknite na zadnji zapis – svi zapisi između bit će označeni
• držite tipku CTRL i klikajte na početak pojedinih zapisa koje želite uključiti u odabir (početak zapisa označen je točkom i strelicom, kao na slici)

Upis napomene na eRačune

Dvoklikom na ulazni račun ili klikom na Detalji otvara se forma u kojoj možete promijeniti datum zaprimanja ulaznog računa te upisati napomenu. Ta se napomena kasnije prikazuje i kao interna napomena ulaznog računa.

Na toj formi Detalji ulaznog računa možete i povezati pristigli eRačun na ručno upisani ulazni račun – ovo možete koristiti ako ste ranije neke ulazne račune za 2026. godinu upisali na “stari” način, kako bi imali ovu poveznicu u kasnijoj obradi i pregledu arhive.

Automatsko kontiranje ulaznih računa te formiranje skladišne kalkulacije

Sljedeća faza automatizacije obrade eRačuna uključuje automatsko kontiranje ulaznih računa te formiranje ulazne skladišne kalkulacije na temelju zaprimljenih eRačuna dobavljača.

Kako bi automatsko kontiranje ispravno funkcioniralo, potrebno je da u ovom modulu tijekom prvog mjeseca formirate početni set ulaznih računa, iskontirate ih i proknjižite kao do sada. Na temelju tih podataka program „uči” vaša pravila kontiranja, povezana s pojedinim dobavljačima i KPD šiframa koje oni koriste.

Iz tog razloga se stavke ulaznog računa inicijalno formiraju s KPD šiframa dobavljača – kako bi sustav naučio na koji način knjižite svaku pojedinu KPD šifru. Detaljne upute za automatiku knjiženja bit će dostupne u verziji 5.3.3, planiranoj početkom veljače.

Ako kroz svakodnevni rad s obradom ulaznih eRačuna primijetite mogućnosti za dodatna poboljšanja procesa opisanog u ovom tekstu, slobodno nam ih javite putem helpdeska kako bismo ih mogli uvrstiti u planiranje narednih verzija.

Formiranje skladišnih kalkulacije dobit ćete upute kroz verziju skladišnog programa, ProSale ili TSS.