HR Portal verzija 6.0. / 2024

U verziji 6.0. HR Portala donosimo izmjene koje su vezane uz novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima koji je na snazi od listopada 2024. godine. U članku na našim stranicama saželi smo novitete u novom Pravilniku. Dodatno, pripremili smo novi modul HR Portala koji vam omogućuje jednostavno praćenje rezervacije i korištenja zajedničkih resursa tvrtke, poput npr. službenog vozila koje koristi više zaposlenika tvrtke ili sobe za sastanke, gdje sada možete jednostavno na mobilnoj HR Portal aplikaciji pratiti zauzetost. Uz to, verzija 6.0. donosi i novi izgled sučelja web i mobilne aplikacije, uz novu početnu “dashboard” stranicu na mobilnoj aplikaciji te novi pretraživač u gornjoj alatnoj traci web sučelja HR Portala.

Kadrovska evidencija

Sukladno izmjenama u novom Pravilniku, kadrovska evidencija u HR Portalu prilagodila je formu novim propisima. Uz novi način vođenja evidencije o radnicima, sačuvan je i dosadašnji prikaz kadrovske evidencije za arhivu, i ispis iste, kao što je prikazano na slici u nastavku na dnu forme.

HR Portal sadrži kompletnu povijest promjena svih podataka kadrovske evidencije. Klikom na gumb Povijest promjena na detaljima kadrovske evidencije zaposlenika možete pregledati sve promjene kadrovskih podataka.

Obveza propisana u novom pravilniku je i pisani pregled kadrovskih podataka zaposlenika, njega pozivate klikom na Ispis na formi kadrovske evidencije, kao što je prikazano na prethodnoj slici.

Napominjemo i da su ovdje opisane izmjene na kadrovskoj evidenciji dostupne i kroz sučelje naše web aplikacije Obračuna plaća.

Kadrovska arhiva i periodi čuvanja dokumenata

U verziji HR Portala 6.0. omogućeno je definiranje vremena čuvanja raznih tipova dokumenata u kadrovskoj arhivi. Prema novom Pravilniku neki dokumenti moraju se čuvati šest godina od prestanka radnog odnosa zaposlenika, neki 11 godina, neki 40 godina, dok je za određene dokumente propisana obveza trajnog čuvanja. Osim što je potrebno čuvati svaki dokument u minimalno zadanom periodu, obveza je i da se nakon isteka rokova čuvanja svaki dokument obriše ili na drugi način ukloni, kako se navodi u novom Pravilniku. Upisom polja “Rok čuvanja (godine)” sa slike definirate obvezu čuvanja te vrste dokumenta u kadrovskoj arhivi nakon prestanka radnog odnosa zaposlenika. Na osnovu tog parametra HR Portal će predložiti koje dokumente je potrebno ukloniti iz kadrovske arhive svake godine.

Pregled dokumenta iz kadrovske arhive, za koje je prošao rok čuvanja nakon prestanka radnog odnosa zaposlenika, prikazan je na novom pregledu koji se nalazi pod Izvještaji – Dokumenti s isteklim rokom čuvanja gdje su prikazani svi takvi dokumenti te ih sve, ili odabrane, možete ukloniti iz kadrovske arhive, sukladno obvezi iz novog Pravilnika.

Pravilnik evidencije radnog vremena

Nova struktura evidencije radnog vremena podržana je u verziji HR Portala 6.0. s preglednim mjesečnim prikazom evidencije radnog vremena za svakog zaposlenika.

Pregled vrsta rada inicijalno sadrži sve pozicije koje su definirane s novim Pravilnikom. Ako vam je u ovaj pregled potrebno dodati dodatne vrste rada poput smjenskog rada, noćnog rada i slično, molim vas da kontaktirate našu podršku.

Vođenja i rezerviranja resursa tvrtke

U novom modulu HR Portala moguće je sveobuhvatno praćenje korištenja opreme tvrtke (poput vozila, računala, mobitela, poslovnih prostorija kao što su sale za sastanke, opreme, i ostalih vrsta resursa). Ovaj modul uključuje i praćenje redovnih radova održavanja tih resursa uz podsjetnike kod potreba narednih servisa, registracije, zamjene guma i sličnih radova.

Uz svaki resurs tvrtke mogu se arhivirati svi dokumenti (slike i skenovi), poput računa servisa, atesta opreme itd.

Opremu je moguće razdužiti s jednog djelatnika i zadužiti drugome, uz praćenje povijesti zaduženja.

Oprema koja nije duži period alocirana kod jednog djelatnika može se pratiti kao “zajednički resurs” – za takvu opremu je omogućeno kalendarsko praćenje zauzetosti te rezervacija korištenja od strane svakog zaposlenika. Primjeri za primjenu ovakvih rezervacije su npr. vozilo koje po potrebi koristi više zaposlenika tvrtke, gdje HR Portal omogućuje praćenje kalendara zauzetosti kroz putne naloge ili pojedinačne rezervacije tog vozila. Isto se može koristiti za bilo koji “zajednički resurs”, poput bilo kojeg komada opreme kojeg koristi više zaposlenika ili npr. vašu “sobu za sastanke” možete definirati kao “zajednički resurs” te na taj način voditi rezervaciju njenog korištenja. Rezervacija resursa te pregled zauzetosti moguć je i kroz mobilnu HR Portal aplikaciju.

Ako vam je potrebna ovakva funkcionalnost u HR Portalu vezano uz rezervaciju resursa, molimo vas da nas kontaktirate za implementaciju ovog novog modula.

Evidenacija radnog vremena – mogućnost planiranja smjene za cijeli mjesec u jednom koraku

Imamo i jednu novost kod planiranja smjenskog rada u ERV-u. Do sada se planiranje smjena za zaposlenike unosilo pojedinačnim unosom po datumima u mjesecu. Sad je omogućeno da za zaposlenika možete popuniti smjenu za cijeli mjesec u jednom koraku. Integriran je kalendar koji omogućuje unos više dana, uz odabir smjene u kojoj će zaposlenik raditi te dane. Nakon zapisivanja, upisat će se svi dani s odabranom smjenom za zaposlenika.

Vezani linkovi: