Izmjene Pravilnika o PDV-u i elektronički račun

Kakva je bila situacija sa elektroničkim slanjem računa prije ovog novog Pravilnika o PDV-u?

Kratki odgovor na ovo pitanje bio bi: komplicirana i mutna. Imali smo na snazi Zakon o elektroničkom potpisu  koji je definirao da “Napredan elektronički potpis ima istu pravnu snagu i zamjenjuje vlastoručni potpis, odnosno vlastoručni potpis i pečat”. Istovremeno na snazi je bio više od deset godina star prijašnji Pravilnik o PDV-u  koji sadrži famoznu rečenicu “Računi poslani telekomunikacijskim uređajem ne smatraju se računima..”. U praksi je to značilo da ako emailom pošaljete kupcu račun koji ste elektronički potpisali (sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu) opet je porezna kontrola to mogla osporiti vašem kupcu jer je po takvom elektronički primljenom računu odbio pretporez iako nije smio sukladno pretpotopnom Pravilniku o PDV-u.

Ali neke firme šalju emailom račune uz napomenu “Račun je pisan na računalu i punovažeći je bez potpisa i pečata“?

Da, neki to rade već godinama. Pitanje je jesu li svjesni da time prave problem svojim kupcima kojima takav račun nije valjani dokument po kojem smiju odbiti pretporez?

Što donosi novi Pravilnik o PDV-u vezano uz elektroničko slanje računa?

Već u samom početku novi Pravilnik definira da „račun kupcu može biti ispostavljen na papiru ili u elektroničkom obliku“. Pravilnik kasnije propisuje i dva bitna uvjeta za elektroničko slanje računa:

 

• primatelj računa treba dati suglasnost da želi primati račune u elektronskom obliku
• račun u elektroničkom obliku je dokument koji je potpisan elektroničkim potpisom u skladu sa Zakonom o elektroničkom potpisu 

Što mi u praksi sada treba da mogu slati račune bez ispisa, kuverti i pošte?

Treba vam račun biti potpisan elektroničkim potpisom. Pravilnik propisuje da je dovoljan „običan“ elektronički potpis, nije potreban „napredan“ elektronički potpis, što bitno pojednostavljuje uvođenje.

U praksi to znači jedna od mogućnosti:

 

• ili vam ERP softver u kojem fakturirate podržava elektronički potpis i izrađuje elektronički potpisane PDF račune. Ako još ERP softver (poput našeg ERP-a) i automatski elektronički šalje te račune kupcima onda vašoj sreći nema kraja.
• ako vam ERP softver nema funkcionalnost elektroničkog potpisa još uvijek možete generirati PDF račune (nepotpisane) i konfigurirati neki dodatni softver (poput našeg MITeSigner-a) da elektronički potpiše vaše račune. Nakon toga takve potpisane račune pošaljite kupcu elektroničkim kanalom koji ste dogovorili sa njim (na email kupca, preko vašeg web portal za kupce, FINA e-Račun ili Racuni.hr kanal dostave)
• treća mogućnost je da sami ručno elektronički potpisujete svaki PDF pojedinačno, ali mišljenja smo da ovo nije operativno primjenjivo čim imate više od nekoliko desetaka računa mjesečno.

Da li je sada ispravno na račun samo napisati “Račun je pisan na računalu i punovažeći je bez potpisa i pečata“ i poslati ga emailom?

Nije.

Što je sa arhiviranjem računa, moraju li se i dalje čuvati papiri?

Nažalost sve račune koji ulaze u porezne prijave do sada ste morali arhivirati u papirnatom originalnom obliku. Porezna uprava nije elektroničku arhivu računa smatrala valjanom arhivom, ovdje možete pogledati i službeno mišljenje Porezne uprave po tom pitanju. Račune izdane nakon 1. kolovoza 2011. možete elektronički arhivirati samo ukoliko su poslani elektronski u skladu sa novim Pravilnikom o PDV-u (sadrže elektronički potpis), ostale račune i dalje morate čuvati u originalnom papirnatom obliku.

Kako da izvadim certifikat koji mi je potreban za potpisivanje?

Za FINA certifikat prošetate se do Šoštarićeve 2 (kod stare Vlaške) i izvadite jedan od certifikata prema FINA cjeniku. Da bi elektronički potpisali račun potreban vam je ili “poslovni certifikat na smart kartici” koji glasi na osobi u vašoj firmi ili “poslužiteljski aplikacijski certifikat” koji glasi samo na firmu. Svaki od ova dva certifikata ima svoje prednosti i nedostataka kod elektroničkog potpisivanja računa, predlažemo da nas kontaktirate i rado ćemo vam pomoći u odabiru najprikladnijeg načina potpisivanja računa za vaš slučaj.