Čak i male tvrtke mogu akumulirati značajne količine podataka. Na primjer, tvrtka koja prodaje 50 proizvoda i ima 50 kupaca s kojima posluje na dnevnoj bazi samo će kroz 2 godine prikupiti podatke za gotovo 2 milijuna mogućih kombinacija upita (50x50x730=1.825.000), a kada dodamo i dimenziju sa 5 načina plaćanja tada broj kombinacija prelazi 9 milijuna. Naravno, neće svi kupci kupovati sve proizvode, pa će stvaran broj kombinacija biti nešto manji, no još uvijek prevelik za ručne obrade i analize.
Kada razmišljate o uvođenju BI sustava koji iz ogromne količine podataka izvlači samo onaj dio koji je vama potreban, najprije trebate procijeniti na kojoj će razini on biti implementiran. Postoje 2 mogućnosti:
- Strateško uvođenje BI sustava (povezuje nekoliko funkcijskih cjelina tvrtke)
- Taktička implementacija BI sustava (odnosi se samo na jedan sektor)
Taktičko uvođenje najčešće se primjenjuje na bolna područja vašeg poslovanja gdje dodatno znanje i dubinski pogled koji omogućuje sustav poslovne inteligencije vrlo brzo donosi opipljive rezultate. Taj oblik se preporuča kao dobar početak za one koji prethodno nisu imali nikakva iskustva sa Business Intelligence aplikacijama. Ovdje treba unaprijed jasno definirati ciljeve koje želimo postići, te napraviti studiju isplativosti kako bi kasnije mogli jasno dokazati korist od uvođenja BI sustava.
Prednosti ovakvog uvođenja su:
- Jednostavnije prikupljanje podataka jer dolaze iz jednog ili tek nekoliko izvora
- Manja je vjerojatnost da će podaci biti nekompatibilni
- Lako je izračunati isplativost cijelog projekta
- Primjer taktičke implementacije može biti unošenje u BI sustav svih informacija o kontroli kvalitete kao i povratnih informacija kupaca, i to sa ciljem smanjenja pritužbi kupaca za 5% te smanjenja količine odbačene robe za 10%.
Kod strateške implementacije sustava poslovne inteligencije postoji nekoliko vrlo poželjnih potencijalnih efekata:
- Članovi upravnog odbora mogu dobiti kompletnu sliku poslovanja kompanije te uočiti trendove i prilike za rastom
- Moguće je promatrati tijek poslovanja samo korištenjem ključnih pokazatelja (KPI, Key Performance Indicators)
- Pošto dolazi do ispreplitanja podataka iz raznih odjela, to može s jedne strane poticati suradnju, ali i međusobno nadmetanje u produktivnosti koja se može usporedno vrednovati
Lošije strane ovakvog uvođenja BI sustava su:
- Teža, pa samim time i skuplja implementacija
- Eventualna neprecizna ocjena isplativosti zbog nešto manje jasnog povrata uloženih sredstava (ROI, Return on Investment)
Donošenje bržih i znatno boljih odluka, mogućnost jasnog pregleda poslovanja, promatranje produktivnosti preko KPI-ova, veća suradnja među pojedinim sektorima, to su sve vrlo važne karakteristike koje će definitivno imati pozitivan utjecaj na vaše poslovanje, no ipak ih je teže precizno mjeriti preko financijskih pokazatelja.
Primjer strateške implementacije sustava poslovne inteligencije je pružanje uvida u profitabilnost suradnje sa pojedinim komitentima. Da bi to bilo moguće potrebno je uključiti podatke iz nekoliko sektora (npr. trošak izrade/nabave proizvoda, popusti koje im odobravamo, vrijednost trgovine, pritužbe/povrati komitenta,…). Postoji mogućnost da podaci iz različitih odjela neće biti kompatibilni (ili, još gore, neće uopće postojati), a ponekad njihovo prikupljanje ima i političku dimenziju (nisu baš svi odjeli voljni davati svoje podatke na uvid). Stoga je daleko jednostavnije stratešku implementaciju BI rješenja izvršiti tamo gdje već postoje dobri temelji zbog već gotove taktičke implementacije.
U idealnom svijetu svatko u vašoj organizaciji imao bi pristup do svih informacija koje treba u bilo kojem trenutku. No, stvarnost je ipak drugačija. Najlakši način za definiranje potrebnih informacija iz vašeg poslovanja je kroz komunikaciju sa osobama koje donose poslovne odluke. Ti razgovori vode se na sastanku (nekoj vrsti radionice) koju vodi BI stručnjak.
Koga pozvati na taj sastanak?
U slučaju taktičke uspostave BI sustava (samo u jednom dijelu tvrtke) odgovor je prilično jednostavan. Definitivno trebate odgovornu osobu koja podupire taj projekt (tzv. sponzor, obično voditelj odjela), te manju grupu stručnjaka iz tog sektora.
Kada je riječ o strateškoj uspostavi BI sustava između nekoliko odjela, tada bi sponzor projekta trebao biti netko iz uprave, svaki odjel bio bi zastupljen sa svojim ekspertima, a bitno je da prisutan bude i netko iz financija tko bi bio zadužen za financijski pregled projekta.
U početnoj fazi nije bitna nazočnost osoba iz IT sektora, jer u njoj se tek okvirno definiraju poslovni zahtjevi, bez ispitivanja tehničke izvedivosti projekta. Ono što se očekuje kao rezultat ovog sastanka su brojna poslovna pitanja na koja trenutno ili nema odgovora ili je put do odgovora težak, skup ili dugotrajan proces.
Ta pitanja su tipa:
- Zašto se jedan proizvod uspješno prodaje nekom kupcu, a drugi ne?
- Koji od kupaca nam je ove godine donio najviše profita?
- Koji prodavač je prošlog mjeseca imao najveću vrijednost prodaje u pojedinoj regiji?
- Da li je naša zadnja akcija rezultirala i sa pripadajućim povećanim profitom, a ne samo sa povećanom prodajom?
Iz tih pitanja trebamo biti u stanju definirati mjere i dimenzije mogućeg BI rješenja. Mjere su ono što kontinuirano pratimo u poslovnom životu organizacije (na primjer: prodana količina, vrijednost prodaje, cijena artikla, proizvedena količina, nabavna cijena, razlika u cijeni, porez,…). One se dijele na osnovne mjere (nalaze se među osnovnim podacima koje skupljamo) i na kalkulacije (dobivaju se primjenom raznih operacija na osnovnim mjerama). Npr., profit = (vrijednost prodaje – nabavna cijena prodanih artikala) x 0.78, u slučaju kada odbijamo porez od 22%.
Mjere same za sebe imaju vrlo ograničenu upotrebu, stoga ih je potrebno staviti u neki kontekst. Za to koristimo dimenzije, jer one nam daju odgovore na pitanja tko, što, kada i gdje:
- Tko – može biti kupac, prodavač, dobavljač, zaposlenik, …
- Što – može biti proizvod, usluga, …
- Kada – ovdje koristimo datum prodaje, datum dostave, …
- Gdje – promatramo područje prodaje, lokaciju kupca, …
Kada tražimo odgovor na pitanje koji prodavač ima najveću vrijednost prodaje za prošli mjesec na području Slavonije, tada biramo sljedeće mjere i dimenzije:
- Mjera: vrijednost prodaje
- Tko: prodavač (dimenzija prodavači)
- Što: svi proizvodi (dimenzija proizvodi)
- Kada: prošli mjesec (vremenska dimenzija)
- Gdje: Slavonija (zemljopisna hijerarhija dimenzije prodajna mjesta)
Kada smo identificirali dimenzije i mjere, tada treba donijeti poslovnu prosudbu o isplativosti BI rješenja. Ovdje su neke smjernice koje treba razmotriti:
- Pronađite način kako što prije iskoristiti razne mogućnosti BI sustava. Taktička rješenja donose poslovnu korist relativno brzo i jeftino.
- Identificirajte sve one mjere za koje trenutno ne postoje podaci. Njih je znatno složenije implementirati jer sustave prikupljanja podataka tek treba izgraditi i staviti u funkciju prije nego one mogu biti korištene.
- Pazite na velike količine podataka. Ako njihova veličina znatno utječe na rad kompletnog sustava tada će biti nužna njihova sumarizacija.
- Za uspješno strateško uvođenje Business Intelligence rješenja neophodna je podrška osoba iz upravnog odbora kompanije.
- Vrlo je vjerojatno da će i manje tvrke izvući znatnu poslovnu dobit korištenjem BI sustava, no ipak, zahtjevi za informacijama kao i isplativost cijelog projekta trebaju biti detaljno analizirani prije donošenja bilo kakvih odluka.
- Tvrtke bi morale biti u stanju usredotočiti se na informacije koje su kritične za njih, po mogućnosti na radionici koju bi vodio BI stručnjak, a gdje bi se dobile naznake i koliko je teško te informacije omogućiti putem BI rješenja.
- Kod predloženog BI rješenja, na samog startu projekta, bitno je predložiti i očekivani povrat uloženih sredstava koji bi se vrednovao na kraju projekta.
