Uobičajeno je da se izvještaji unutar organizacije kreću od samog dna sve do vrha upravljačke hijerarhije. Na primjer, operater u proizvodnji će skupljati informacije o proizvodnoj liniji, odnosno podatke kao što su broj novih proizvoda, vrijeme njihove proizvodnje, vrijeme zastoja i postotak iskoristivosti. Te informacije predaje voditelju smjene koji ih u sažetoj formi prosljeđuje voditelju proizvodnje, a on dalje direktoru.
Općenito vrijedi pravilo da što je viša razina na upravljačkoj hijerarhiji, to su i veći zahtjevi za sumarizacijom informacija. U prijevodu, na istim podacima 3 puta dolazi do promjene formata, sumarizacije i oblikovanja u prilagođeni izvještaj, ili će osobe koje na osnovu njih donose odluke dobiti razinu detalja koja nije primjerena njihovim potrebama. Tako direktor može dobiti informacije vezane uz proizvodnju do najsitnijih detalja, iako ga zanimaju samo trendovi i iznimke u podacima.
Mnogi izvještaji koje danas nalazimo u velikoj većini organizacija još uvijek imaju fiksni format jer se izrađuju ad hoc i uglavnom postoji samo jedna njihova verzija.
Problemi koji se javljaju kod tradicionalnih izvještaja su:
- Njihova izrada je skupa i predugo traje
- U trenutku kada stignu do korisnika mogu već biti zastarjeli
- Nisu prilagodljivi i teško ih je analizirati
- Previše vremena troši se na prijenos podataka nazad u tablice kako bi se nad njima izvršila dodatna analiza
- Priprema podataka za trenutni pregled poslovanja, mjesečne izvještaje, kao i službene prezentacije podrazumijeva dosta potrošenog vremena, ali i novca
Osim toga, veliki problem predstavlja činjenica da tradicionalni izvještaji, iako daju odgovore na određena pitanja, istovremeno generiraju mnoga nova! Npr., izvještaj o prihodima iz prodaje za 50 najvećih kupaca ovog mjeseca može biti uzrok potrebe za sljedećim informacijama:
- Da li je to istih top 50 kupaca kao i proteklog mjeseca?
- Da li je to istih top 50 kupaca kao i prošle godine?
- Koji od njih nam donose najveći profit?
- Koja kombinacija proizvoda je karakteristična za svakog od njih?
- U koji poslovni sektor ti kupci spadaju?
- Koji je njihov način plaćanja?
- Kod kojih je kupaca došlo do najvećeg porasta prometa u proteklih 6 mjeseci?
- Koji kupci dobivaju najveće popuste?
Na neka od ovih pitanja moguće je odgovoriti kroz novi, malo prošireni izvještaj, no na većinu nije.
Za razliku od tradicionalnog načina izrade izvještaja kod kojih bi za to bilo potrebno i nekoliko dana, uvođenjem Business Intelligence rješenja jednostavno je izvršiti analizu kroz sljedeći niz upita:
- Drill down (tzv. dubinsko pretraživanje) do kupca koji zahtijeva malo detaljniju analizu
- Ispis proizvoda koje je taj kupac kupio, te pripadajućih količina
- Prebacivanje na vremensku dimenziju zbog kvartalnog presjeka ostvarenog profita na tim proizvodima
- Pregled trenda kretanja vrijednosti prodaje tom kupcu na mjesečnoj razini
- Prebacivanje na dimenziju prodavača zbog informacije o osobama iz tvrtke koje su sudjelovale u transakcijama toga kupca
- Pregled nepodmirenog duga na računu kupca
- Izračun koeficijenta obrtaja potraživanja prema kupcu
Ovaj niz, kao i tisuće drugih, moguće je izvršiti kroz tek nekoliko pritisaka na tipke miša ili tastature.
